Términos y Condiciones de Uso

1. Identificación

Los presentes Términos y Condiciones de Uso regulan el acceso y uso de la plataforma tecnológica, sitio web, APIs, módulos, integraciones, servicios digitales y demás funcionalidades ofrecidas por IFMEDICALDATA S.A.S., identificada comercialmente como IFMED.

Al acceder, registrarse, autenticarse, utilizar la plataforma, consumir APIs, contratar servicios o hacer uso de cualquiera de los servicios digitales de IFMED, el usuario, cliente, prestador, entidad usuaria, proveedor, tercero autorizado o cualquier persona que actúe en su nombre declara haber leído, entendido y aceptado estos Términos y Condiciones.

Estos Términos podrán complementarse con contratos, propuestas comerciales, órdenes de servicio, cotizaciones, anexos de tratamiento de datos personales, acuerdos de confidencialidad, políticas de seguridad, políticas de tratamiento de datos personales, acuerdos de niveles de servicio, anexos técnicos, facturas o demás documentos aplicables.

2. Objeto

IFMED ofrece una plataforma tecnológica tipo SaaS orientada a apoyar procesos digitales, gestión de información, interoperabilidad, integraciones, servicios tecnológicos, procesamiento de datos, soporte operativo y demás funcionalidades habilitadas por IFMED según el alcance contratado, autorizado o puesto a disposición.

Estos Términos regulan las condiciones generales de acceso, uso, disponibilidad, seguridad, responsabilidades, restricciones, propiedad intelectual, tratamiento de información, precios, facturación, soporte, suspensión, terminación y demás aspectos relacionados con la plataforma.

3. Alcance y prevalencia

El acceso y uso de la plataforma estará sujeto a estos Términos, a la documentación técnica, políticas publicadas, contratos aplicables, permisos asignados, finalidades autorizadas y normativa vigente.

En caso de contradicción entre estos Términos y un contrato escrito suscrito entre IFMED y un cliente o entidad usuaria, prevalecerá el contrato escrito respecto de las condiciones particulares pactadas. En lo no regulado expresamente por dicho contrato, aplicarán estos Términos de manera complementaria.

4. Usuarios autorizados

El acceso a la plataforma estará permitido únicamente a usuarios autorizados por IFMED, por el cliente o por la entidad usuaria correspondiente, de acuerdo con los roles, perfiles, permisos y finalidades asignadas.

Cada usuario será responsable por el uso de su cuenta, credenciales, contraseñas, factores de autenticación y actividades realizadas desde su acceso. Las cuentas son personales, individuales e intransferibles, salvo autorización expresa de IFMED.

5. Uso permitido de la plataforma

La plataforma deberá utilizarse únicamente para fines lícitos, autorizados, contractuales, operativos, asistenciales, administrativos, técnicos o de interoperabilidad, según corresponda al servicio contratado o habilitado.

Los usuarios deberán utilizar la plataforma conforme a estos Términos, la documentación técnica, políticas de IFMED, contratos aplicables, permisos asignados, instrucciones operativas y normativa vigente.

6. Restricciones de uso

Los usuarios no podrán realizar actividades no autorizadas o contrarias a la seguridad, trazabilidad, confidencialidad o disponibilidad de la plataforma.

• Acceder, consultar, modificar, eliminar, copiar, extraer, descargar, exportar o tratar información sin autorización.
• Compartir usuarios, contraseñas, tokens, llaves API, certificados, credenciales o mecanismos de autenticación.
• Usar la plataforma para finalidades no autorizadas, ilícitas, fraudulentas o contrarias a los contratos aplicables.
• Realizar pruebas técnicas, escaneos, auditorías, explotación de vulnerabilidades, ingeniería inversa, pruebas de carga o actividades similares sin autorización previa y escrita de IFMED.
• Introducir, cargar, ejecutar o distribuir código malicioso, automatizaciones abusivas, bots, scripts no autorizados o componentes que afecten la seguridad, integridad, disponibilidad o funcionamiento de la plataforma.
• Afectar, interferir, degradar, sobrecargar o intentar evadir controles de seguridad, límites de consumo, autenticación, autorización o trazabilidad.
• Suplantar usuarios, entidades, sistemas, profesionales, pacientes, clientes o terceros.
• Acceder a información clínica, datos personales, datos sensibles o datos de salud sin autorización válida.
• Remover, alterar u ocultar avisos legales, registros de auditoría, mecanismos de trazabilidad o controles de seguridad.
• Realizar exportaciones, descargas, extracciones, copias masivas, scraping, transferencia no autorizada o reproducción de información sin autorización expresa de IFMED.

7. Acceso, cuentas y credenciales

IFMED podrá asignar, habilitar, modificar, suspender o revocar accesos de acuerdo con los roles, permisos, contratos, necesidades operativas, condiciones de seguridad o solicitudes autorizadas.

Los usuarios son responsables de proteger sus credenciales y mantener la confidencialidad de sus accesos. IFMED no será responsable por incidentes derivados del almacenamiento inseguro, divulgación, préstamo, pérdida o uso indebido de credenciales por parte del usuario o de terceros fuera del control de IFMED.

El usuario deberá reportar de inmediato cualquier sospecha de pérdida, exposición, uso indebido, acceso no autorizado o compromiso de sus credenciales.

8. Seguridad de la información

IFMED implementará medidas razonables de seguridad para proteger la información, sistemas, servicios, APIs, integraciones, credenciales y componentes tecnológicos bajo su responsabilidad, de acuerdo con la criticidad, riesgo, arquitectura, capacidades técnicas y obligaciones aplicables.

Los usuarios, clientes y terceros deberán cumplir las políticas de seguridad, uso aceptable, control de acceso, gestión de credenciales, monitoreo, logs, incidentes y demás lineamientos definidos por IFMED.

9. Tratamiento de datos personales y datos de salud

El tratamiento de datos personales, datos sensibles, datos de salud e información clínica se realizará conforme a la normativa aplicable, la Política de Tratamiento de Datos Personales de IFMED, los contratos vigentes, las autorizaciones aplicables y las instrucciones del responsable del tratamiento cuando corresponda.

IFMED podrá actuar como responsable del tratamiento cuando determine directamente las finalidades y medios del tratamiento de los datos personales, y como encargado del tratamiento cuando trate datos personales por cuenta de un cliente, prestador, entidad usuaria o tercero que actúe como responsable.

Cuando IFMED actúe como encargado del tratamiento, tratará la información conforme a las instrucciones del responsable, las finalidades autorizadas, las medidas de seguridad aplicables y las obligaciones legales o contractuales correspondientes.

El usuario, cliente o entidad usuaria declara que cuenta con las autorizaciones, bases legales, permisos, legitimación o competencias necesarias para cargar, consultar, transmitir, interoperar o tratar información personal, clínica o sensible mediante la plataforma.

10. Información clínica e interoperabilidad

Cuando la plataforma sea utilizada para procesos de interoperabilidad, historia clínica electrónica, información clínica, datos de salud, APIs o integraciones con terceros o autoridades competentes, el usuario y la entidad usuaria deberán cumplir la normativa aplicable, documentación técnica, permisos asignados, finalidades autorizadas, estándares de interoperabilidad, políticas de seguridad y lineamientos emitidos por las autoridades competentes.

IFMED podrá registrar, monitorear y auditar las transacciones realizadas para fines de trazabilidad, seguridad, soporte, cumplimiento, investigación de incidentes y continuidad del servicio.

La guarda, custodia, calidad, autorización de uso y responsabilidad sobre la historia clínica o información clínica corresponderá al prestador, cliente, entidad usuaria o actor obligado que determine su tratamiento, salvo las obligaciones específicas que IFMED asuma expresamente en el contrato aplicable o conforme a la ley.

11. APIs e integraciones

El uso de APIs, servicios de interoperabilidad, conectores, tokens, llaves API, certificados, credenciales técnicas o integraciones estará sujeto a la documentación técnica, permisos asignados, finalidades autorizadas, límites de consumo, políticas de seguridad y condiciones establecidas por IFMED o por el proveedor correspondiente.

IFMED podrá suspender, limitar o revocar el acceso a APIs o integraciones cuando identifique uso indebido, riesgo de seguridad, consumo anómalo, incumplimiento de estos Términos, incidentes, vulnerabilidades o requerimientos legales, técnicos o contractuales.

12. Precios, facturación y forma de pago

El acceso y uso de la plataforma podrá estar sujeto al pago de tarifas, planes, cargos mensuales, costos de implementación, soporte, integraciones, servicios adicionales, parametrización, capacitación, acompañamiento técnico, desarrollos a medida o demás valores definidos por IFMED en su sitio web, propuesta comercial, orden de servicio, contrato, cotización, factura o documento aplicable.

Salvo pacto escrito en contrario, los servicios se contratarán bajo modalidad mensual y deberán pagarse de forma anticipada antes del inicio o renovación del periodo correspondiente.

El valor estándar del servicio, cuando sea publicado por IFMED, tendrá carácter informativo y podrá variar según el alcance contratado, número de usuarios, funcionalidades habilitadas, integraciones, volumen de uso, soporte requerido, servicios adicionales, condiciones comerciales, costos operativos, infraestructura, proveedores, impuestos o demás factores aplicables.

IFMED podrá modificar, actualizar o ajustar sus precios, planes, tarifas o condiciones comerciales en cualquier momento. Los cambios aplicarán hacia el futuro y podrán ser informados por los medios definidos por IFMED, publicados en el sitio web, reflejados en la propuesta comercial, factura, renovación, cotización u orden de servicio correspondiente.

El pago oportuno será condición para la activación, continuidad o renovación del servicio. IFMED podrá suspender, limitar o terminar el acceso cuando existan pagos pendientes, mora, rechazo de pago, vencimiento del periodo contratado, falta de renovación o incumplimiento de las condiciones comerciales pactadas. Los valores pagados por periodos mensuales anticipados no serán reembolsables, salvo disposición legal aplicable, error atribuible a IFMED o acuerdo escrito en contrario.

13. Disponibilidad y continuidad

IFMED procurará mantener la disponibilidad y continuidad de la plataforma de acuerdo con las capacidades técnicas, infraestructura, proveedores, condiciones operativas y niveles de servicio aplicables, cuando estos hayan sido pactados expresamente.

La plataforma podrá estar temporalmente no disponible por mantenimientos, actualizaciones, fallas técnicas, incidentes de seguridad, fallas de proveedores, eventos de fuerza mayor, caso fortuito, indisponibilidad de servicios externos o causas fuera del control razonable de IFMED.

14. Soporte y mantenimiento

IFMED podrá prestar soporte técnico, mantenimiento, actualizaciones, correcciones, mejoras, monitoreo o acompañamiento según el alcance contratado, canales definidos, horarios aplicables y disponibilidad operativa.

Las solicitudes de soporte deberán realizarse por los canales oficiales definidos por IFMED. IFMED podrá solicitar información adicional para diagnosticar, escalar, atender o cerrar los casos reportados.

Salvo que se pacte expresamente un nivel de soporte específico, el soporte se prestará bajo un esquema de esfuerzos razonables y de acuerdo con la disponibilidad operativa de IFMED.

15. Actualizaciones y cambios en la plataforma

IFMED podrá actualizar, modificar, mejorar, suspender, reemplazar o retirar funcionalidades, módulos, integraciones, APIs, configuraciones, componentes o servicios de la plataforma, cuando resulte necesario por razones técnicas, operativas, de seguridad, legales, regulatorias, contractuales o de mejora del servicio.

Cuando un cambio pueda tener impacto relevante, IFMED procurará comunicarlo por los medios que considere adecuados, salvo eventos urgentes de seguridad, continuidad o cumplimiento.

16. Propiedad intelectual

La plataforma, software, código, interfaces, diseños, bases de datos, documentación, marcas, nombres comerciales, know-how, metodologías, integraciones, APIs, desarrollos, configuraciones y demás componentes tecnológicos de IFMED son propiedad de IFMED o de sus licenciantes.

El uso de la plataforma no transfiere propiedad intelectual alguna al usuario, cliente o tercero. Se concede únicamente un derecho de uso limitado, no exclusivo, no transferible y revocable, de acuerdo con estos Términos y el contrato aplicable.

El usuario, cliente o entidad usuaria no podrá copiar, reproducir, modificar, distribuir, vender, arrendar, sublicenciar, explotar comercialmente, realizar ingeniería inversa o crear obras derivadas de la plataforma, salvo autorización previa y escrita de IFMED.

17. Información del cliente y responsabilidad sobre los datos

La información cargada, consultada, transmitida o tratada por los usuarios, clientes o entidades usuarias será responsabilidad de quien la suministre, autorice, administre o determine su tratamiento.

El cliente o entidad usuaria será responsable de la calidad, veracidad, exactitud, actualización, pertinencia, autorización y legalidad de la información que ingrese o trate mediante la plataforma.

IFMED no será responsable por errores, inconsistencias, omisiones, cargas indebidas, autorizaciones inexistentes, usos no autorizados o decisiones tomadas con base en información suministrada por usuarios, clientes, prestadores, proveedores o terceros.

18. Prohibición de exportación o extracción no autorizada

No está permitida la exportación, descarga, extracción, copia masiva, scraping, transferencia no autorizada o reproducción de información clínica, datos personales, datos sensibles, datos de salud, información confidencial, información restringida, logs, trazas, credenciales, configuraciones o información técnica de IFMED.

Cualquier excepción deberá contar con autorización expresa de IFMED, finalidad legítima, trazabilidad correspondiente y cumplimiento de los requisitos legales, contractuales y de seguridad aplicables.

19. Monitoreo, logs y auditoría

IFMED podrá registrar, monitorear, conservar y auditar logs, bitácoras, autenticaciones, accesos, errores, transacciones, integraciones, operaciones administrativas y eventos de seguridad para fines de soporte, trazabilidad, auditoría, prevención de fraude, cumplimiento, investigación de incidentes, seguridad y mejora del servicio.

Los usuarios aceptan que sus actividades dentro de la plataforma podrán ser registradas y monitoreadas conforme a la ley, contratos aplicables y políticas de IFMED.

20. Suspensión o terminación del acceso

IFMED podrá suspender, limitar, bloquear o terminar el acceso a la plataforma, cuentas, APIs, integraciones, soporte o servicios asociados cuando exista incumplimiento de estos Términos, uso indebido, riesgo de seguridad, acceso no autorizado, consumo anómalo, falta de pago, mora, vencimiento del periodo contratado, terminación contractual, requerimiento legal, instrucción del cliente autorizado o cualquier situación que pueda afectar la seguridad, disponibilidad, integridad, confidencialidad o funcionamiento de la plataforma.

La suspensión o terminación del acceso no exime al cliente, usuario o entidad usuaria del pago de valores causados, obligaciones pendientes, deberes de confidencialidad, protección de datos, seguridad o responsabilidades derivadas del uso de la plataforma.

21. Responsabilidades del usuario, cliente o entidad usuaria

El usuario, cliente o entidad usuaria será responsable de:

• Usar la plataforma conforme a estos Términos, contratos, políticas y normativa aplicable.
• Gestionar adecuadamente sus usuarios, roles, permisos y accesos.
• Proteger sus credenciales y reportar incidentes o sospechas de seguridad.
• Garantizar que cuenta con autorización o base legal para tratar la información ingresada a la plataforma.
• No realizar actividades no autorizadas, ilícitas, abusivas o contrarias a la seguridad del servicio.
• Mantener actualizada la información necesaria para la prestación del servicio.
• Cumplir las obligaciones de protección de datos, confidencialidad, seguridad e interoperabilidad que le correspondan.
• Pagar oportunamente los valores derivados del servicio contratado.

22. Limitación de responsabilidad

Aunque IFMED adopta medidas razonables de seguridad y operación, ningún sistema tecnológico, red, infraestructura cloud, servicio externo o canal conectado a internet puede garantizar seguridad, disponibilidad o continuidad absoluta.

IFMED no será responsable por daños, pérdidas, accesos no autorizados, indisponibilidad, errores, afectaciones, incidentes o incumplimientos derivados de uso indebido de credenciales, fallas de terceros, servicios externos, configuraciones realizadas por clientes o terceros, información incorrecta suministrada por usuarios, redes inseguras, dispositivos del usuario, ataques sofisticados, fuerza mayor, caso fortuito, incumplimiento de obligaciones por parte del usuario o situaciones fuera del control razonable de IFMED.

Nada de lo previsto en estos Términos excluirá o limitará la responsabilidad de IFMED cuando dicha exclusión o limitación no sea permitida por la ley aplicable, ni respecto de obligaciones que IFMED haya asumido expresamente en un contrato escrito.

23. Confidencialidad

Los usuarios, clientes, proveedores, terceros y entidades usuarias deberán mantener la confidencialidad de la información a la que accedan mediante la plataforma, especialmente cuando se trate de información clínica, datos personales, datos sensibles, datos de salud, credenciales, información técnica, comercial, contractual o estratégica.

La obligación de confidencialidad permanecerá vigente incluso después de finalizado el acceso, relación contractual o uso de la plataforma.

24. Comunicaciones electrónicas y aceptación digital

El usuario acepta que IFMED podrá enviar comunicaciones relacionadas con la plataforma, servicio, seguridad, soporte, actualizaciones, mantenimiento, cambios, incidentes, facturación, cobro, renovaciones o asuntos contractuales mediante correo electrónico, plataforma, sitio web, canales de soporte, mensajes de datos u otros medios electrónicos autorizados.

El acceso, registro, autenticación, uso de la plataforma, aceptación mediante casillas de verificación, firma electrónica, mensajes de datos, consumo de APIs, pago del servicio o cualquier otro mecanismo electrónico podrá constituir aceptación válida de estos Términos, conforme a la normativa aplicable.

25. Modificación de los Términos

IFMED podrá modificar estos Términos y Condiciones cuando existan cambios legales, técnicos, operativos, regulatorios, contractuales, comerciales, de precios, seguridad, infraestructura, servicios o modelo de operación.

La versión vigente será publicada o comunicada por los medios definidos por IFMED. El uso continuo de la plataforma después de la publicación o comunicación de cambios implica la aceptación de la versión actualizada.

26. Legislación aplicable y jurisdicción

Estos Términos se regirán por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia relacionada con el acceso, uso, interpretación, ejecución o cumplimiento de estos Términos será sometida a las autoridades competentes de Colombia, sin perjuicio de los mecanismos de arreglo directo, conciliación o solución alternativa de conflictos que las partes puedan acordar.

27. Vigencia

Estos Términos y Condiciones rigen desde su publicación y permanecerán vigentes mientras IFMED opere su plataforma, sitio web, APIs, integraciones, servicios tecnológicos o cualquier otro componente relacionado.

El acceso, contratación, pago o uso de la plataforma implica la aceptación de estos Términos y Condiciones.